Home / Informacje / Dokumenty nie muszą tkwić w segregatorach
Dokumenty nie muszą tkwić w segregatorach

Dokumenty nie muszą tkwić w segregatorach

Dokumenty są niezbędne w każdej współczesnej firmie. Najrozmaitsze dane finansowe, księgowe, techniczne, technologiczne, o pracownikach, dostawcach, odbiorcach, projektach itp. muszą być zapisywane i archiwizowane. Powstają z tego niezliczone segregatory pełne papieru. Zajmują coraz więcej miejsca, ich przechowywanie generuje koszty, a dotarcie do konkretnego dokumentu staje się z czasem coraz trudniejsze.

Tak być jednak nie musi. Można bowiem zdecydować się na przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej. Digitalizacja staje się stopniowo coraz popularniejsza, ma bowiem wiele zalet. Ułatwia na przykład dostęp do dokumentu z każdego stanowiska pracy poprzez sieć komputerową lub Internet. Trwa to znacznie krócej niż np. wędrówki między pokojami w biurze i poszukiwanie w archiwum lub kartotece. Dostęp może być przy tym regulowany systemem uprawnień, który powoduje, że tylko uprawnione osoby są w stanie dotrzeć do danego zapisu, pobrać go, edytować etc. Digitalizacja nie wyklucza przechowywania papierowych oryginałów, można to jednak robić w dowolnym miejscu.

Nad jednym dokumentem zapisanym w postaci cyfrowej może pracować kilka osób naraz, na różnych stanowiskach pracy, bez potrzeby wykonywania kopii papierowej dla każdej z nich. Cyfrowa archiwizacja znacznie zmniejsza koszty: firma potrzebuje mniej drukarek, kopiarek i materiałów eksploatacyjnych. Zmniejsza się też powierzchnia biurowa, zajmowana przez dokumenty w postaci tradycyjnej.

Zarazem jednak dokumenty, zarówno papierowe jak i zapisane na nośnikach danych, muszą być po pewnym czasie niszczone. W przypadku danych, przechowywanych na płytach CD i DVD, dyskach twardych i w pamięci USB nie jest to łatwe: samo skasowanie zawartości nośnika nie gwarantuje przecież, że ktoś jej nie odtworzy. Konieczne jest fizyczne zniszczenie takich nośników, wymagające specjalistycznego sprzętu. Takimi usługami zajmują się wyspecjalizowane firmy. Może to mieć aspekt proekologiczny, ponieważ zutylizowane nośniki trafiają nierzadko do recyclingu. Procedury niszczenia są już tak dalece zaawansowane, że zamawiający taką usługę może być całkowicie pewien zarówno zachowania pełnej poufności jak i całkowitego, nieodwracalnego zniszczenia nośników wraz z przechowywanymi na nich informacjami.

0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes

Skomentuj

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane miejsca zaznaczone są gwiazdką *

*

Scroll To Top