Księgowość w chmurze, czyli trend podbijający nowoczesne firmy

Współczesna księgowość wygląda zupełnie inaczej niż zaledwie dekadę temu. Dzięki nieustannej cyfryzacji oraz rosnącej popularności rozwiązań takich jak Big Data nowoczesna księgowość odchodzi od stert papieru i samodzielnie wykonywanych operacji, coraz częściej stawiając na automatyzację i działanie w sieci.

Nowoczesna księgowość niewiele ma wspólnego z jej dawnym wizerunkiem – stertami papieru i tonami mozolnie wypełnianych, zupełnie niezrozumiałych dla laika tabelek. Obecnie, za sprawą coraz popularniejszego trendu księgowości w chmurze księgowe operacje stają się łatwiejsze i bardziej przejrzyste niż kiedykolwiek. Na czym zatem polega fenomen prowadzenia księgowości w chmurze? Jakie korzyści wiążą się z jej implementacją?

Elektroniczna rewolucja

Początkowo księgowość prowadzona elektronicznie różniła się od tradycyjnej jedynie zdecydowanie mniejszym zużyciem tuszu oraz papieru. Możliwość elektronicznej edycji różnego rodzaju dokumentów oczywiście była zaletą, ale nie stanowiła jeszcze rewolucji. Ta nadeszła dopiero wtedy, gdy doszło do rozpowszechniania się szybkiego Internetu, pojawiania się coraz bardziej zaawansowanych algorytmów oraz rozkwitu Big Data, czyli technologii umożliwiającej łatwe gromadzenie dużych ilości danych oraz ich analizę. W ciągu ostatnich kilka lat programy do prowadzenia księgowości w chmurze zaczynały zyskiwać coraz więcej funkcji, takich jak automatyczne przeprowadzanie płatności czy dostosowywanie zarządzania operacji finansowych do ostatnich zmian w prawie podatkowym. Automatyzacja obejmuje coraz większy zakres funkcji, którymi uprzednio musieli zajmować się osobiście księgowi (a w przypadku większych firm — cały ich zespół). Korzystają na tym szczególnie najmniejsze, jedno- i kilkuosobowe firmy.

Kiedy przydaje się księgowość w chmurze?

W jakich sytuacjach korzystanie z księgowości w chmurze okazuje się szczególnie pomocne? Jest to przede wszystkim usprawnienie szeroko pojmowanej biurokracji związanej z prowadzeniem operacji finansowych. Nowoczesne programy do obsługi księgowości posiadają wiele przydatnych arkuszy i formularzy ułatwiających zarządzanie korespondencją związaną z finansami. To także ułatwiona komunikacja z bankami, które coraz częściej pozwalają na pobranie danych na temat operacji finansowych firmy bezpośrednio do programu do księgowości. Warto również wspomnieć o tym, że księgowość w chmurze staje się nieodzowna w momencie, gdy dana firma potrzebuje przeprowadzić analizę swoich wydatków bądź zysków lub odnaleźć interesującą operację, która odbyła się w przeszłości. W takich sytuacjach technologia Big Data pozwala uzyskać jasny i czytelny obraz interesującej przedsiębiorstwo sytuacji.

Elektroniczna księgowość w praktyce

Wspomniane powyżej zalety płynące ze stosowania księgowości w chmurze to zaledwie zarys zastosowań – tego typu oprogramowanie często jest o wiele bardziej wszechstronne. Za przykład może tu posłużyć Comarch ERP XT – narzędzie dedykowane mały firmom. Poza usprawnianiem wystawiania faktur z uwzględnieniem ostatnich zmian na polskim rynku (takich jak wprowadzenie RODO) czy też analizę danych firmy w celu przygotowywania raportów, Comarch ERP XT posiada również inne przydatne funkcje ułatwiające zarządzanie finansami firmy. Należy do nich między innymi możliwość korzystania ze zintegrowanego z ERP E-sklepu, którego obsługa jest na tyle prosta i intuicyjna, że może zajmować się tym nawet osoba bez doświadczenia informatycznego. Innym użytecznym narzędziem zintegrowanym z ERP jest Comarch IBARD, czyli umiejscowiony w chmurze wirtualny dysk umożliwiający dostęp do umieszczonych na nim danych wszystkim upoważnionym pracownikom. Jeśli natomiast zachodzi potrzeba konsultacji z fachowcem z dziedziny księgowości, ERP usprawnia zarówno proces znajdywania go, jak i komunikowania się z nim. Za pomocą kilku kliknięć można wybrać interesującego nas profesjonalistę i przesłać mu dokumenty handlowe do rozliczenia. Dzięki tak bogatemu zestawowi narzędzi osoby dopiero stawiające pierwsze kroki jako właściciele małych firm oraz start-upów nie muszą poświęcać dużo czasu działaniom związanych z księgowością. Zamiast tego mogą skupić się na tym, co najważniejsze, czyli pracą nad nowymi projektami lub kontaktami z klientami.

Czasy, gdy nawet najmniejsze firmy skazane były na całkowite powierzanie swoich finansów w ręce księgowych, bezpowrotnie minęły. Obecnie na rynku dostępne są narzędzia i usługi z zakresu prowadzenia księgowości w chmurze, które nie tylko ułatwiają wgląd w firmowe finanse oraz ich obsługę, ale również oferują szereg innych dodatkowych korzyści, takich jak możliwość konsultacji ze społecznością profesjonalistów. Znakomitym przykładem takich rozwiązań jest Comarch ERP XT, czyli narzędzie przydatne zwłaszcza dla małych firm oraz jednoosobowych działalności.